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编者按: 几年前,我还在使用 Word 作为主要的书写工具。每到 5-6 月份,都要花费很多口舌教学生如何答辩,如何推销自己和自己的论文。重复的事情做多了,难免生厌。于是,写了一份答辩基本要求发给我的几个学生。没想到,这份小东西居然被快速传播。为了不影响我自己的声誉,只好被迫不断完善和修改,变得越来越冗长。这两年开始用 Markdown 写东西,便用 Typora 将此前的 Word 版本转为 Markdown 格式,发现修改起来反而轻快。
今年的情况有点特殊 —— 多数的答辩都在网上进行。隔着屏幕,从小窗里看对方,难免缺少亲切感,老师们或许也更仁慈。答辩方式变了,但本质的东西没有变,好文章仍然能提神,坏文章仍然叫人咬牙切齿。
我在这里针对网络答辩做一些补充说明,其它的内容依旧维持此前的旧版本。
比如,当我们使用「分享屏幕」的方式播放 PPT 时,由于无法使用「肢体语言」,也无法使用「激光笔」,老师们唯一的乐趣似乎就是看你的「鼠标箭头」满屏幕游走 (眼晕)。演示过程中 (多数学校用的都是 Zoom,钉钉或腾讯会议),若能用数位笔或鼠标在屏幕上写写画画/简单标记 (参见 写板书:Word, PPT, PDF 手写批注很轻松 或 https://www.lianxh.cn/blogs/23.html),吸引老师注意力的同时,也增加了答辩的亲和力。不过,切记,鼠标指向某处要干净利落,不要频繁地移动鼠标箭头,也不要在屏幕上不停地画圈圈 (是你太紧张呢?还是担心老师们看不到你的鼠标箭头呢?),因为,至少对我而言,会感觉到「眼晕」。
注意语速语调。由于答辩全程你都基本上看不到老师的表情,所以你需要预先排练几次,然后自己听一下录音,以便了解哪些地方需要加强,哪些地方需要平缓。
1. 引子
又到了繁忙的答辩季。不少学生因为糟糕的答辩陈述而“怀才不遇”,答辩委员们也因为观看枯燥的表演而饱受煎熬。为此,我根据自己的经验写下这篇小文,希望能改善答辩中师生双方的观感。
在正式开始之前,我们可以先了解一下答辩过程中听众和讲者的特点。
整个答辩季,多数老师都要参加 3-5 场答辩会,听取数十位甚至几十位同学的答辩陈述。可以想见,在多数论文都乏善可陈的情况下,这项工作难免枯燥,此时,烦躁的情绪极易产生。
一个基本事实是,多数老师(包括我自己)事前都没有足够的时间逐页读完学生的论文,甚至部分老师对你研究的话题不熟悉(找到 3-5 位同领域的老师参加同一场答辩并非易事)。你会发现很多老师在你陈述的同时翻阅论文,他们正试图找出一些问题,以便在提问环节有所表示。
那么,老师通常如何翻阅论文呢?首先,看题目,判断问题的新旧,并猜想你会做哪些事情;其次,看摘要,与刚才的猜想比照;再次,看目录,确认有没有结构上的问题;最后,看模型设定和研究假设,以及一些基本的统计和回归结果的表格。答辩委员通常是 3-5 位,整个答辩过程中通常都会存在非常明显的「锚定效应」,即前两位老师的论调直接影响后续老师的观点。
了解了这些特征以后,很容易预知多数老师们可能提出的问题:
你这篇论文的贡献是什么?然后可以逐一驳斥你的研究贡献。这个棘手的问题每个学生基本上都会被问及,具有普遍意义上的杀伤性。
你这篇文章有什么现实意义?
论文的标题好像不合适?这个是经常被问及的问题,一旦质疑成功,问题通常都不小。往往源于论文挂羊头卖狗肉,或作者对问题的界定不清楚,以至于小头戴大帽。
XXX 变量为什么这样界定?文献中还有没有别的衡量方法?
从表 4-1 (变量的基本统计量) 来看,XXX 变量和 YYY 变量存在严重的离群值,后续的实证结果可信吗?
有没有做稳健性检验?内生性问题如何处理?
格式问题。参考文献引用不规范;表格跨页;错别字和语言不通顺;……。此类问题貌似不重要,其实杀伤力极高,因为这会让全场的答辩委员觉得你的写作态度不好。
在有限的时间内(如 10 分钟)讲完一篇论文并非易事。无论如何要避免如下两种情形:
语速过快。很多同学试图通过加快语速来达到按时讲完的目的,效果通常都很差。加快语速的代价就是吐字不清和缺乏停顿。这很容易导致听众疲劳和分神,从而产生抵触甚至烦躁情绪。
照屏念稿。不少同学直接把论文中的文字粘贴到 PPT 中,答辩全程背对评委,面壁思过。对此,评委的直观感觉是你对论文内容不熟悉,缺乏自信。屏幕上的文字太多,加之缺乏互动,听众自然就有一种被放弃的感觉,于是礼尚往来,也选择放弃讲者。
可以看出,答辩委员关心的无非是如下 4 个问题:What, Why, How, What。
即,你研究了什么问题?为什么要研究这个问题?如何研究的?结论是什么?
答辩本身是一个博弈过程。因此,陈述人的基本原则就是“换位思考”。在做答辩准备时,你可以假想自己是答辩委员,想想他们希望从你的陈述中听到什么?他们会问哪些问题?总之,无论采用何种形式来组织你的答辩陈述资料,最终目的都是为了讲清楚上述 4 个问题。
2. PPT 的制作
现在多数学校的毕业答辩都可以使用 PPT 来呈现了。下面,我先介绍制作 PPT 的一些个人经验;进而谈谈如何进行答辩陈述和回答问题;最后分享一些细节问题。
在制作 PPT 之前,你要先了解清楚游戏规则,最为关键的是答辩的时间限制和答辩委员关心的问题。这在很大程度上决定了 PPT 的结构安排和内容设置。
对于多数人而言,但凡呈现在 PPT 中的内容,都有把它讲出来的冲动。因此,想要在限定的时间内清晰地呈现你的观点,最好的办法就是减少 PPT 的内容。
由于答辩会的听众都是富有经验的老师,因此, PPT 中也无需故弄玄虚的花哨技巧,只需逻辑清晰地呈现“干货”即可。
我的习惯是:
我们知道,同样一份 PPT ,可以在 3 分钟内讲完,亦可在 30 分钟内讲完,关键在于讲者对内容的熟悉程度。因此,你需要非常熟悉自己的论文。在此基础上,为了节省时间,可以把那些自己胸有成竹但又很可能被问及的问题(如论文的贡献等)埋藏起来,留待老师提问,然后轻松作答。
(1) PPT 的背景/模板
尽量使用正式的 PPT 背景或模板。例如,中山大学岭南学院便提供了统一的模板,白底红边,内嵌院徽,简单大方。如果选择其他样式或自己制作的模板,有几个基本的原则:
(2) 首页/封面页
主要包括如下几个要素,不可遗漏:
(3) 目录页/导航条
添加一个导航一条有助于帮助读者理清你的思路。你可以自己做一个导航条,也可以找个带有导航条的 PPT 模板。
(4) 核心内容
(5) 致谢
(6) 其他内容 通常放映到致谢那一页即可停止。但在此页之后,可以进一步放入如下几项内容。
其一,外审意见以及你的回应和修改说明。多数情况下外审专家也是答辩委员成员,对他们的问题进行回应是对评审专家的尊重。
其二,对于答辩委员可能问到的一些问题,你预先准备好应答的 PPT (如关键变量的详细界定和计算方法、 PPT 正文中未能呈现的回归结果、小众计量模型的详细推导和估计方法等),当被问及时轻松作答。
(1) 内容设置和页面布局
(2) 字体、字号和颜色
基本原则:清晰易读、不超过 3 种字体、不超过 3 种颜色、用系统字体。
字体。使用规范字体,防止 PPT 在其他系统中因子库缺失而混乱。
中文字体常用的有:宋体、黑体和楷体。宋体严谨、清晰,适合正文;黑体严肃、醒目,适合标题或强调区;楷体柔和,加粗后效果不错。隶书艺术性强,但投影效果差,尽量避免使用。
英文字体常用的有:Arial、Verdana、Times New Roman 和 Euclid。Arial 和 Verdana 字体端庄大方,间距合适,放大后没有毛边现象,宜用作文件标题和正文标题。Times New Roman 适于大段文本,便于阅读。我个人喜欢用 Euclid 字体,能够产生 LaTeX 的排版效果。
此外,慎用粗体和斜体,仅仅在强调时才需使用,否则会降低其效果。
字号。字号的选择需要在“清晰”和“美观”之间做出权衡。大号字体很清晰,但不够精致。有的人建议把最小字号设定为听众中最年长者年龄的一半(如最年长者为 50 岁,则最小字号为 25 磅)。这适用于听众在 50 人以上的大会场。对于毕业答辩而言,通常只有 10-20 人参加,我认为最小字号在 18 磅以上即可,适当增大行距和留白,这有助于提升 PPT 的美观度。
字体的颜色。切忌“五颜六色”,以免分散听众的注意力。研究显示,男性最喜欢且易于记忆的颜色依次为:Violet、Dark blue、Oliver green 和 Yellow;女性依次为:Dark blue、Oliver green、Yellow 和 Red。整体来看,在 PPT 中,使用黑色、深蓝色和墨绿色是非常稳妥的选择。
(3) 关于动画
(4) 数学公式
(5) 图形和表格
3. 答辩陈述
虽然论文写作时会分章节进行,但这只是为了保证论文结构清晰。在答辩陈述时,则需围绕上述四个问题(What, Why, How, What)组织 PPT 的内容和结构,分章陈述反而会破坏思路的连贯性。各部分内容之间加入一些转承会让你的答辩陈述逻辑更加清晰。
4. 回答问题
虽然答辩中可能被问及各类问题,但半数以上都能预先猜知,及早应对。你可以按照我在“引子”部分列出的问题,将自己假想为答辩委员,预设 10-20 个问题,逐一解答。亦可在指导老师或同门那里模拟演示一遍,拾漏补缺。当答辩委员提出的问题正中下怀时,你会非常放松。除此之外,尚有如下细节需要注意:
(1) 稳重 不要急着回答老师的问题。很多同学在回答老师的问题时往往答非所问,原因在于没有听清楚问题。你要等老师问完后,停留 1-2 秒,确认“我可以开始回答了吗?”,然后再开始回答。这期间你可以简要记录老师的问题,并梳理一下回答的思路。有些老师会一次性提出多个问题,中间不停顿,如果你打断他会很不礼貌,但不打断又很容易遗漏部分问题,也很不礼貌。首先要确认的是,老师的问题到底是什么?回答要尽可能简洁,直奔主题,不要兜圈子。
(2) 诚实 答辩中经常会遇到棘手的问题。论文写得不好,多数问题都是棘手问题;论文写得好,老师会不自觉的把你当成他的同行,问及一些他正在苦心琢磨的问题。此时,一个基本的原则就是诚实。对于前者,你只能尽力回答,然后就是态度谦卑地争取同情了;对于后者,大胆地说出你的那些看似不成熟的想法,也按同行的标准对待老师,但要说明自己目前只有些想法,略表谦逊。
(3) 谦逊 记录老师提出的问题和建议。一来显示出对老师的尊重;二来方便你后续修改时与指导老师讨论。部分老师可能误解你的观点,或者在提问时表现出攻击性,但无论如何,你都要保持平和心态。首先承认可能是因为你在论文或答辩中表述不清晰导致老师误解(退一步海阔天空,有助于缓和气氛),然后用尽可能简洁的语言重述你的观点。最糟糕的情形是遇到一个执拗的老师(他可能已经知道自己错了,但碍于面子不肯承认),你要稍微忍耐一下,随后与自己的指导老师商议。
5. 建议和技巧
幻灯片放映
→排练计时
。ctrl+]
;若需缩小,按 ctrl+[
。文件
→另存为
,在对话框中点击 工具
按钮,保存选项
,嵌入 TrueType 字体
项,只嵌入所用字符
或 嵌入所有字符
项,确定
按钮保存该文件即可。
6. 结语
在我个人看来,在一个好的答辩陈述中, PPT 和语言表达能力的作用仅限于锦上添花,论文中 干货 的分量才是决定性的。
因此,要从论文的源头(选题、研究设计等)着手,这个问题日后有机会再另文探讨。在论文已经完成的前提下,想要做好答辩陈述,只有一个方法:反复练习。
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