临门一脚:R&R阶段如何回应审稿人的意见?

发布时间:2022-09-28 阅读 444

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作者:曹琳君 (南开大学) 邮箱linjuncao@yeah.net


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告别焦虑的等待,迎来 R&R (revise and resubmit: 修订后重新提交),意味着我们离成功发表更近一步。然而我们该如何回复审稿人意见,以最大限度地提高将该 R&R 转换为出版物的可能性,并最大限度地减少修订轮次?

Academic Squitur 2022 年发表的 How to address reviewer comments 提供给我们相关建议。本文是对这篇文章的意译。

1. 关于准备阶段的建议

在准备阶段,我们首先要将审稿人的意见复制粘贴到 Word , Latex 或其他准备进行写作的软件中。

在这个过程中,我们需要通过设置特定的格式将审稿人的意见和我们自己的回复区分开来(例如,将审稿人的意见设为斜体或粗体)。如果编辑也提供了具体的意见,我们同样需要关注。

其次,我们可以通过制作待办事项表的形式将我们准备如何回应每条评论的想法记录下来,以作为我们的回复草案。

2. 如何应对审稿人意见?

A. 从假设每条意见都是有效的开始。

在拿到文章的评审意见时,投稿人有时很容易对审稿人产生敌对心理,认为审稿人误解了文章的内容。

然而在确定发现上述问题前,请相信审稿人的专业性并认真对待每一条意见。为了避免对评审意见的误解,我们在文章修订的全程中都应该仔细阅读意见。

如果在仔细考虑意见后,我们仍然认为意见反映了对论文的误解,就需要思考审稿人误解论文的原因。

有时是因为审稿人的粗心,但更多时候是因为我们的文章表述并没有自己认为的那样清楚。如果是后者,我们需要仔细编辑论文中可能使审稿人感到困惑的部分,并附上类似的回复:

我们对混淆表示歉意。事实上,[解释]。我们现在已经修改了行/节/页面X-Y,以使其更清晰。

有时,这就像将某些内容从论文背面的脚注移到论文的前面,或者在补充材料中添加有关某些内容的脚注一样简单。

B. 请记住,编辑是最终负责的人。

如果编辑告诉我们不要处理特定意见,请不要解决它。如果编辑将意见突出显示为特别重要,请特别注意它。如果编辑没有对特定意见发表任何看法,我们需要假设他们希望我们解决这个问题。

C. 处理每条意见,除非条件不允许,或者编辑告诉你不要这样做。

假设审稿人是善意的,并给我们反馈以改进我们的论文。那么需要注意的是,“处理”审稿人意见并不总是意味着我们完全按照意见所说的去做。

例如,如果审稿人说“分析样本应限制为 X”,而我们则认为有充分的理由保留当前样本,则可以通过在回复审稿人时显示样本 X 的结果并清楚地解释为什么我们认为它不是值得关注的最佳样本来应对审稿人意见。

D. 应对全面性错误的方法。

当我们给审稿人的回复没有页数限制时,如果我们认为审稿人建议的某些操作对稿件不够重要,可以在回复中包括这些操作的结果。

在我的回复中,一个常见的短语是:“为了保持稿件的长度可控,我们决定不在论文中包括这个操作”,但它总是在回复之后向审稿人展示结果!

E. 谨慎应对审稿人和编辑的复杂要求。

尽管文章和职业的选择权在我们自己,但如果我们选择不处理某些复杂意见(例如被要求运行另一个实验或收集更多数据),可能会增加我们文章被拒的风险。此外,如果我们在仔细阅读评论后仍对评论要求有疑问,可以咨询有经验的同事。

3. 关于向编辑发送邮件的建议

我们不应该将编辑者视为可以随时与之来回发送电子邮件的人(他们很忙!),但遇到下列情况在完成修订之前向编辑者发送电子邮件是合适的。

A. 当合理的审稿人意见相互矛盾,但编辑没有澄清我们应该采取哪个方向时。

B. 当一条意见被编辑强调为特别重要,但我们并不认为它是可行的。

最好向编辑解释为什么我们不能这样做,并提前询问清该意见是否会影响文章的录用,以避免在花时间按照其他意见修改后被拒绝。

C. 当所需的修订数量很大,但建议很模糊,且我们希望在执行修订计划之前由编辑先确定修改内容时。

4 关于如何向审稿人提出具体建议的建议

A. 在回复开始时感谢审稿人。

他们阅读我们的论文并提供意见!

B.在正文部分首先概述我们用以响应审稿人意见的关键更改。

对关键更改的概述既要包括响应审稿人意见所做的修改,也要包括我们进行的其他有益于原文的修改。

不要指望审稿人阅读其他报告和你对他们的回复(尽管他们经常会这样做)。概述为响应编辑和其他审稿人所做的更改可以保证其他事项:如果审稿人不喜欢某个更改,但更改是响应其他审阅者的建议而进行的,则他们不太可能追究我们。

C. 让审稿人和编辑能够轻松查看更改的确切内容。

这样做旨在最大限度地减少审稿人在我们的回复和论文之间来回翻转的次数。

在回复中,我们需要将新表格或图表的副本放入,并记下已更改的页码或行号。如果更改较短(例如,添加或修订了几个句子或添加了新段落),请将新内容粘贴到回复文档中。不过,请勿粘贴整个部分或多个已编辑的段落。

D. 如果您认为某个意见无法解决,请客观地解释原因。

不要只是写一些类似于“我们决定最好不要实施这个建议”的东西,而没有解释。

同时避免听起来像是防御性的。例如,与其写“虽然这个问题基本上已在表1中得到解决,但我们现在已经在补充材料中添加了额外的分析”,而只需写“我们现在已经在我们的补充材料中添加了额外的分析”。

E. 无论如何都要专业。

在许多情况下,审稿人知道我们是谁,我们可能在未来几年内与他们互动。(编辑肯定知道我们是谁,不专业的行为可能会让我们付出代价。)

F. 尽量使回复尽可能短。

这意味着像编辑论文一样编辑回复。

G. 提醒编辑,我们愿意接受实施建议的替代方法。

如果我们在修订过程中所做的某些事情只在回复中,我们可以选择不把它放在论文中。但如果编辑认为有必要,我们也愿意这样做时,需要将内容保持在页面或字数限制内。

此外,如果编辑希望我们删减其他内容,则可以将其恢复。同时,我们不需要为每一个变化都进行说明,但是在编辑回复时,一个广泛的陈述能更好地帮助我们。

5 相关推文

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